Boek: Spiral Dynamics

Spiral Dynamics - Denkfundamenten ontsluierd

Follow Max Herold on Twitter

Het zijn relatief populaire artikelen bij www.managementissues.com . Die van ?de regels van persoonlijke marketing' en ?regels van het netwerken'. Daarom voegen we er eentje toe: de regels van het presenteren.
Enkele belangrijke aandachtspunten die iedereen kan gebruiken om zijn presentatie een wezenlijke glans te geven.

Presenteren is niet alleen iets dat je voor een groot extern publiek kunt doen maar natuurlijk ook binnen je eigen organisatie als onderdeel van kennis delen.
Bovendien heeft een organisatie er baat bij als haar managers en medewerkers bij andere afdelingen resp. andere organisaties presentaties en interactieve workshops geven. In die zin willen wij met dit artikel mensen stimuleren om de boer op te gaan met hun kennis. Hun kop boven het maaiveld uit te steken! En dat op een zodanige wijze dat het bijdraagt aan het verlevendigen van kennis en ervaring binnen een organisatie en daarbuiten. Daarbij vooral hun eigen 'kennis-delen' plezier vergrotend in het delen via een ?podium'.

En daar sta je dan............
Of je nu vaak voor een publiek staat of niet, bijna iedereen heeft een vorm van angst of onzekerheid als al die ogen op je gericht staan en er blijkbaar iets van je verwacht wordt. Ook Samyra stelde na meer dan 32 jaar intense top-podiumervaring als artiest (zie www.mantra-samyra.nl ) bij zichzelf vast dat ze nog behoorlijk bang kon zijn. Verstop dit gevoel niet, maar erken het, het is ok? om bang te zijn, een paar keer zuchten voor je optreden ontspant. Vooral als je veel last hebt van angst, kunnen de tips bij de eerste regel je helpen.

Regel 1: Contact met jezelf.
Neem voor je opkomt even de tijd voor een kleine voorbereiding: Maak even goed contact met je voeten op de grond, verbeeld er wortels o.i.d. aan die de aarde in groeien. (klinkt idioot maar helpt echt!) Leg je handen even op je buik en adem diep in je buik. Oefen regelmatig een buikademhaling, zodat je daar op dit soort spannende momenten geen moeite mee hebt. Te hoog in je borst ademen geeft meer spanning en een verkeerd stemgebruik. Buikademhaling vermindert direct nervositeit, waardoor je contact kunt maken met je werkelijke drijfveer, de essentie van jouw verhaal en je enthousiasme en/of motivatie om dat met je publiek te delen. Leg even een hand op je hart en maak contact met het gevoel van liefde en vertrouwen en vertrouw er ook op dat het helemaal goed komt. Richt je vanuit je voeten tot in volle lengte op en loop met jouw energie je publiek tegemoet.

Echt spreken vanuit je Ik-Kern betekent ook continue werken aan jezelf. Aan je eigen gevoeligheden, onzekerheden en complexen. Zo ver komen dat je steeds meer jezelf bent. Niet meer louter afhankelijk van de goedkeuring van anderen. En je niet druk makend over het feit dat je soms even niet weet. Dat zien als een feedback voor een volgende presentatie. Het zelfstandig naamwoord ?presentatie' komt immers af van het werkwoord ?presenteren'. Dat laatste is een proces. Geen vaststaand iets.  Maar een ?iets' dat zich kan ontwikkelen en transformeren.

Regel 2: Contact met je publiek.

Als je begint met iets dat ontspannend is, zoals een leuke anekdote, is dat een manier om even te wennen, jij aan je publiek en het publiek aan jou, bovendien heb je meteen de aandacht. Verstop je daarbij niet achter een katheder of een ander object en vertel het verhaal ook met je lijf, zet het zo beeldend mogelijk neer. De tijd van pratende zoutpilaren is echt voorbij, levendige sprekers hebben de toekomst! Maak oogcontact met iedereen.  Wat ook goed werkt als opening is een korte inleiding gevolgd door een (laagdrempelige) vraag waarvoor mensen eventueel hun hand kunnen opsteken. Wie heeft er...? Wie is er ...? Kijk ze daarbij goed aan. Je maakt dan meteen contact met het publiek, ze zijn ineens deel van jouw presentatie, waardoor je het niet meer alleen staat te doen. Als je het dan even niet weet, is er niet zo'n spanning en pak je het zo weer op. Kom regelmatig even met een vraagje bij ze terug om contact te houden.

Regel 3: Definieer duidelijk het kader aan het begin van je presentatie.

Waarover ga je het hebben en waarover juist niet?
Onze persoonlijke ervaring is dat dit vaak te weinig gebeurt waardoor er een vorm van ?uitwaaieren' kan ontstaan die ten koste gaat van de wezenlijke boodschappen die in je kennisverhaal zitten. Daarbij kun je aangeven wat jou beweegt er speciaal aandacht aan te besteden en wat het belang van het onderwerp is / mogelijkheden die het biedt.
Bepaal daarbij van de tevoren de rode draden en kern-kennisaspecten die je in je verhaal benadrukt wil hebben.
Wat je vooral moet laten als je een kader aangeeft, is een samenvatting te bieden aan het begin. Kennen luisteraars de essentie van het verhaal dan hoeven ze ook niet meer te luisteren.

Regel 4: Spreek vanuit je intentie.
Houd contact met de essentie van het onderwerp waarover je spreekt (het genoemde kader is je steun daarbij) zodat je die essentie ook kunt overdragen. Daarom is het letterlijk oplezen van tekst vaak dodelijk, omdat het dan moeilijk is contact te houden met wat je werkelijk wil zeggen. Een kaartje met steekwoorden werkt beter.

Regel 5: Zorg voor spreektechniek.
Spreek met een rustig tempo, articuleer goed en zorg voor ademsteun (= gebruik van buikspieren tijdens het spreken). Hoe groter je publiek en de ruimte, hoe belangrijker dit is, ook al gebruik je een microfoon! Richt je voor de verstaanbaarheid op de achterste rij! Houd je stem aan de lage kant en benadruk de belangrijke punten met je stem en je lijf. Dit zorgt automatisch voor dynamiek. Dit is essentieel om je publiek alert te houden en je boodschap over te laten komen. Neem rustig een korte pauze om een belangrijk gegeven even door te laten dringen. Als je tempo (en daarmee soms ook je stem) te hoog is, komt de boodschap niet binnen en is men snel vergeten wat je gezegd hebt. Is je tempo te laag, dan krijg je ongeduldig en schuifelend publiek dat niet meer luistert of indut. Houd contact met je publiek om dat te pijlen.

Regel 6: Spreek tot de verbeelding!
Lardeer je betoog vooral met beeldende metaforen en voorbeelden. Doe dit bij alle wezenlijke aspecten: sprekende voorbeelden die de essentie uitdrukken van wat je op dat moment te vertellen hebt.
Veel bekende sprekers besteden hier erg veel aandacht aan. Het verzamelen van verhalen en voorbeelden. Het is d? mogelijk om kennis ?an sich' te laten leven. Mensen mee te nemen in je presentatie (verhaal). Met goede verhalen zijn luisteraars urenlang te boeien.

Wees je eigen Powerpoint! De in onze ogen ideale presentaties zijn die zonder Powerpoint-schermen, overheadprojectors of flip-overs! Teveel worden deze middelen ingezet op een wijze dat ze van de presentator ?n zijn boodschap afleiden.
Als het dan zo nodig moet, gebruik ze bij voorkeur alleen voor aantrekkelijke plaatjes dan wel als echte ondersteuning voor hetgeen dat JIJ te vertellen hebt! Het in een halfverduisterde ruimte moeten kijken naar statische beelden en een statische spreker met een al even statische tekst is een killer van de eerste orde voor het bezielen van je publiek en een garantie voor vermoeidheid.

We hebben daarentegen een ingewikkeld en droog financieel verslag buitengewoon boeiend uiteengezet zien worden met behulp van speelgoed! Blokjes, Playmobil en wat niet al! De spreker had volledige aandacht en iedereen onthield wat hij gezegd had. Ook het gebruik van producten zoals flessen of groente en fruit e.d. kan dienen om grafieken eens anders te presenteren. Wees niet bang om het anders te doen dan anderen, gebruik je creativiteit, je publiek zal je dankbaar zijn!

Begin je presentatie, zoals eerder aangegeven, indien mogelijk ook met een verhaal, een anekdote. Eentje die wat humor heeft liefst maar vooral je kader / rode lijn accentueert. Dat is iets dat je serieus dient te nemen. Bij een presentatie geldt vaak dat de eerste klap een daalder waard is. Een goede anekdote zet de toon voor het verdere vervolg.
Bedenk dat een presentatie geven een optreden is. Jij bent de artiest voor de mensen die in het theater voor je zitten. Dat laatste houdt in dat je pas echt goed kunt gaan improviseren als je tekst vast bent. Dus weet waar je het over hebt.

Regel 7: Spreek gewoon Nederlands!

Wees concreet en, nogmaals, beeldend. Laat je betoog eens horen aan een kind van 10 jaar en kijk wat je verandert in je taalgebruik. Tip: houd het zo, ook voor die groep ambtenaren of managers. Je bent er niet minder geloofwaardig door, wel begrijpelijker, menselijker en minder vermoeiend. Vooral humor is in dat soort omgevingen als water in de woestijn, zelden gevonden maar o zo nodig! Al begin je met droge humor, het werkt zo verfrissend! Wees ook hier niet bang om het anders te doen, te breken met stoffige tradities.

Regel 8: Let op de lengte van je betoog.
Wat is de aard van je presentatie? Hoeveel tijd is er beschikbaar die jij gaat vullen? Houd je aan die tijd. Wees selectief in de hoeveelheid informatie. Een kort en krachtig beeldend betoog dat alle essenti?le informatie bevat, is te verkiezen boven een eindeloos uitgesponnen verhaal. Geef je alleen een korte speech bij een officieel moment, dan moet je het al helemaal kort houden, zeker als je toehoorders ook nog staan. Vijf minuten duren dan al erg lang! Time je speech. Zorg dat er in dat geval maar ??n spreker is, anders bereik je een averechts effect. Sta je een of meer dagdelen een cursus te geven, dan dienen de dosering van informatie, de illustrerende verhalen en voorbeelden, af en toe een samenvatting ?n op het juiste moment een pauze goed uitgebalanceerd te worden.

Tot besluit
Alhoewel we er van overtuigd zijn dat bovenstaande regels essentieel zijn bij presenteren, is er natuurlijk nog heel wat meer te zeggen over dit onderwerp. Daarbij is overigens veel van de bovenstaande sleutelinformatie algemeen bekend, maar wordt in de praktijk helaas te weinig toegepast. Naar we vermoeden omdat men zich niet altijd bewust is hoe een presentatie over kan komen vanuit de optiek van de toehoorder.
Het krijgen van eerlijke, opbouwende feedback is daarvoor nodig, evenals het aanleren van ontbrekende technieken. Laat daarom een goede vriend met kennis van zaken of een onafhankelijk (deskundig) persoon eens meekijken. Voor hele belangrijke presentaties is het handig een of meerdere try-outs te doen. Om te kijken waar je tegen aan loopt en welke vragen je kan verwachten.
Leer technieken bij zoals stemgebruik en ademtechnieken, houding en beweging, als dat nodig is. Gebruik echter vooral je fantasie en creativiteit. Presenteren mag leuk zijn!

Samyra van Roy: www.mantra-samyra.nl / Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.
Max Herold