Boek: Spiral Dynamics

Spiral Dynamics - Denkfundamenten ontsluierd

Follow Max Herold on Twitter

Samenvatting van het boek 'You don't have to do it alone: how to involve others to get things done'. Auteurs: Richard H. Axelrod, Emily M. Axelrod, Julie Beedon, Robert W. Jacobs. Uitgever Berrett-Koehler Publishers, Inc., San Fransisco, 2004.

Iedereen heeft anderen nodig om doelen te bereiken en taken te realiseren. Toch is er bij velen niet snel de neiging om dat te doen.

Er is bij velen sprake van betrokkenheidsangst. Globaal zijn die te vertalen naar de volgende opmerkingen:

- Dat betekent vertraging!
- Dat kost teveel capaciteit!
- Ik verlies de controle! Ik loop risico!
- Ik kan falen!

Toch blijken er in de praktijk ook veel mensen te zijn die juist heel goed zijn in het betrekken van mensen bij hetgeen ze doen. Die maken de volgende soorten opmerkingen:
- Het werk kan juist sneller!
- Het wordt gemakkelijker!
- Er worden betere idee?n ontwikkeld!
- Er zijn anderen die me ondersteunen!

Meer objectief gekeken bij een activiteit is de basale vraag:"Is alleen doen de beste optie?
Dat is eerste vraag die je stelt als je het hebt over de Return on Involvement.

Van ROI (Return of Investment) naar ROI (Return on Involvement).
Return on Investment is een standaard manier om in te schatten wat de potentiële waarde van een financiële transactie is. Er wordt antwoord gegeven op de vraag 'is deze activiteit waardevol vanuit een financieel perspectief?' Deze definitie doet geen recht aan de vraag ?is het zinvol om anderen te betrekken bij deze activiteit? Daarvoor is er een andere ROInvolvement die antwoord biedt op de vraag:"Is alleen doen de beste optie?"

Een hoge return op Involvement betekent dat je een rendement verwacht in kwaliteit, committment ?n productiviteit door het engageren van anderen. Een lagere Return on Involvement betekent dat betekent dat je de activiteit beter alleen kunt doen of slechts met enkele anderen.

Aandachtspunten bij het vaststellen van deze ROI zijn:
  • Je eigen capaciteiten. 
    Kun je het alleen? 
    Als je het alleen doet gaat dat ten koste van de kwaliteit?
  • Hoe anderen zullen voelen als ze zich bij je aansluiten.
    Zien ze het als een goede investering van hun tijd en energie? 
    Zijn ze enthousiast? 
  • Voelen ze zich buitengesloten als ze niet ?binnengesloten' zijn?
    Hoe kunnen anderen waarde toevoegen aan hetgeen jij doet?
    Welke voordelen kunnen resulteren uit het betrekken van anderen bij deze activiteit?
  •  Wat moet je doen om anderen betrokken te krijgen?
    Hoe moeilijk of makkelijk is dat? 
    Hoeveel tijd en energie kost het om ze betrokken te houden?

Maar hoe schakel je anderen in? Daarvoor helpen de volgende vijf vragen als een eerste leidraad:
- Wat voor soort betrokkenheid is nodig?
- Hoe weet ik wie er bij te betrekken?
- Hoe nodig ik de mensen uit zodat ze betrokken worden?
- Hoe hou ik de mensen betrokken?
- Hoe beëindig ik de activiteit?

Wat voor soort betrokkenheid is nodig?
Bij soort betrokkenheid kun je aan de volgende aspecten denken:

Technisch inhoudelijke betrokkenheid.
Wat voor expertise ?know-how' heb ik nodig die ik zelf niet bezit?
Uitvoerende betrokkenheid.
Heb ik uitvoerende handen en voeten nodig van anderen tijdens de duur van de activiteit?
GO-NO GO betrokkenheid
Heb ik bepaalde sponsoren nodig?
Post activiteit betrokkenheid
Zijn er anderen nodig die in de toekomst bepaalde verantwoordelijkheden op zich gaan nemen?

Een eerste verkenning van deze vraag is de basis voor de volgende vraag:

Hoe weet ik wie er bij te betrekken?
Doorgaans zie je de volgende groepen.

  • Mensen die er om geven, die de activiteit belangrijk vinden (vrijwilligers).
  • Mensen met autoriteit en verantwoordelijkheid.
  • Mensen met informatie en expertise.
  • Mensen die geraakt worden door het effect van de activiteit.
  • Mensen die verschillende percepties op het standpunt hebben.
  • Mensen die worden gezien als ?probleemmakers'.
Een brainstorm rondom deze groepen dient concrete namen, telefoonnummers etc. op te leveren.
Daarbij kun je ook nog een verdere onderverdeling maken in:
- Wie MOET je uitnodigen.
- Wie is het WENSELIJK uit te nodigen.
- Wie hoeft niet te worden uitgenodigd?

Aanvullend zit nog de vraag van het aantal mensen erbij te betrekken. Daarbij kun je aan onderstaande drie punten denken..
- Als je veel energie wilt genereren zijn grotere groepen gewenst.
- Als je weinig tijd hebt zijn kleinere groepen gewenst.
- En de platte vraag: hoeveel geld heb je te spenderen?

Hoe nodig ik de mensen uit zodat ze betrokken worden?
Hoe je mensen uitnodigt kan kritisch zijn m.b.t. je proces hun betrokken te krijgen. Het is handig om daar een beetje creatief mee om te gaan. De manier waarop je impact hebt, blijkt soms eenvoudig te zijn. Algemeen zijn er enkele vormen.
- Face-to-face: doorgaans het meest krachtigst.
- Telefoon.
- Brieven kaarten en leaflets.
- e-mail.
- Posters en advertenties

Deze vormen en je creativiteit daarbij worden naturlijk bepaald door de lijst van mensen zelf. Wie staan daarop en wat zijn mogelijkheden om ze te bereiken. Handig is natuurlijk ook het persoonlijk maken van een uitnodiging waar dat mogelijk is. Daarvoor heb je doorgaans wel meer informatie nodig van degene die je uitnodigt. En hoe zijn bijdrage een positief verschil kan maken. Tegelijkertijd dien je bedacht te zijn op mogelijke weerstanden die ze hebben en hoe daarmee om te gaan.

Een voorbeeld:
"Ik weet niet of ik voldoende tijd hiervoor heb. What's in it for me?"
Reacties op deze opmerkingen die effect hebben bezitten doorgaans iets van het aangeven van het voordeel voor betrokkene, maar soms ook een uitnoging om mee te denken hoe de activiteit voor hem (en zijn doelgroep) voordelen oplevert.

Als het een omvangrijke activiteit betreft, kan het handig zijn (hoeft niet per sé) om die op te splitsen in enkele fasen en per fase te kijken wie je nodig hebt.

Hoe houd ik mensen betrokken?
Mensen betrokken houden betekent frequent contact houden. Dus regelmatig iets interessants en leuks organiseren. Die frequente contacten kunnen helpen de herinneringen krachtig te houden m.b.t. de reden van het betrokken zijn en wat het oplevert.
Ook ondersteuning bij hetgeen ze doen wordt helpt natuurlijk de betrokkenheid te continueren. Een derde belangrijke punt een open oor te hebben voor hetgeen ze aandragen: verbeteringen die helpen een en ander nog beter te laten verlopen.

Hoe beëindig ik de activiteit?
Kijk eens naar een film. Als die wordt be?indigd, zie je een enorme lange lijst van namen.
Mensen die daaraan hebben meegewerkt, blijven vaak naar de eerste keer kijken, net zo lang totdat ze hun naam voorbij hebben zien komen. Een stukje erkenning.

Beëindiging maakt duidelijk dat een activiteit is afgerond. Dat kan via een leuk ritueel of act. Vaak is een afronding ook de plek om verhalen met elkaar te delen, iets dat kan worden gestimuleerd door reflecties in het afrondingsprogramma op te nemen. Daarbij wil je mensen inspireren om een volgende keer weer mee te doen.
Tegelijkertijd is het ook een voorbereiding voor de toekomst. Wat hebben we er van geleerd voor een volgende keer.