Boek: Spiral Dynamics

Spiral Dynamics - Denkfundamenten ontsluierd

Follow Max Herold on Twitter

De Introductiegids, 49 tips voor het inwerken van nieuwe medewerkers. Door Toine Al.

De titel/benaming ‘Introductiegids’ doet het boek tekort. Een betere benaming voor het boek zou kunnen zijn: ‘Hoe haal je goed personeel binnen, hoe behoud je deze, hoe kan nieuw personeel het snelst productief aan de slag - gids.’ ….ben ik nog iets vergeten, vast wel.

Een introductie is meer dan het uitwisselen van namen en ‘pak die kruk maar even en kijk over mijn schouder mee.’ Of eh… ‘Je vind het wel hè? En anders vraag je het even.’ Je kan er vergif op innemen dat die nieuwe collega, die dag de oren van je kop zeurt, met iedere keer weer een nieuwe simpele vraag, die jou uit je concentratie haalt zodat naast het feit dat een nieuwe collega nog niet productief kan zijn, jouw werktempo ook drastisch verlaagt. Afijn, ergernis alom. Maar het kan ook anders.

Toine Al: oud-hoofdredacteur van hr-vakblad Intermediair PW; Sinds 2006 is hij werkzaam als zelfstandig adviseur bij het ontwikkelen van redactionele uitgaven voor uitgevers, bedrijven en instellingen; Publicist en journalist op het gebied van hr, management en carrière; Schrijft ondermeer interviews en artikelen voor vaktijdschriften, publieksbladen en dagbladen, waaronder de Volkskrant. Toine Al studeerde rechten, communicatiewetenschappen en filosofie aan de Universiteit van Amsterdam. Zo, het is maar dat je beseft waar de schrijver van de Introductiegids, 49 tips voor het inwerken van nieuwe medewerkers, zijn kennis vandaan haalt.

Hij verwijst in het voorwoord naar de arbeidsmarkt die, ondanks het tijdperk van de kredietcrisis, de komende jaren steeds krapper zal worden. Maar krap of niet, hij maakt duidelijk hoe schadelijk een halfslachtig in elkaar geflanst introductie-programma kan zijn voor werknemer/werkgever. En hoe vruchtbaar de periode na een goed doordacht/getimed introductie programma kan zijn. Laat je aandacht nu niet verslappen als je directeur bent van een lief klein bedrijfje dat al meer dan vijftig jaar fool-proof  draait op vaste klantjes en het inwerken van een nieuwe medewerker voor 50% aan het toeval overlaat. Het lezen van de Introductiegids kan op zijn minst  een frisse productieve wind opleveren voor een bedrijf of afdeling en daar waar verandering broodnodig is zal het  zeker zijn vruchten afwerpen.

Wat levert een effectieve introductie op?
Dit zijn de quick wins van een goed introductieprogramma die worden beschreven in deel 1 van het boek:

- Je bindt de nieuwe medewerker door het creëren van een emotionele band.
- Je brengt bedrijfstrots over.
- Je doet het in één keer goed: iedere nieuwe medewerker krijgt dezelfde informatie.
- Je bespaart leidinggevenden en collega’s (veel) tijd.
- Je bevestigt de medewerker in zijn keus.
- Je beantwoordt aan verwachtingen die tijdens de sollicitatie zijn gewekt.
- Je maakt letterlijk vrienden voor het leven en vormt de basis voor een goed netwerk.

Uit onderzoek naar werving- en selectiebeleid dat Jelle Dijkstra en Hans Hoekstra in 2007 hebben uitgevoerd, blijkt waarom het belangrijk is de medewerker een goede introductie te bieden:
- Gemiddeld is zestien procent van de nieuwe medewerkers binnen een jaar vertrokken.
- De helft van de opstappers is zelfs al binnen zes maanden vertrokken.

Ik highlight één van de zeven grootste voordelen van het effectief introduceren en inwerken van een nieuwe medewerker. De keuze was niet makkelijk te bepalen, maar als je het uit het boek gelichte stukje leest dan mag je er gevoeglijk van uit gaan dat de andere zes grote voordelen even waardevol zijn:
Het verlaagt het verloop en verhoogt de continuïteit

Onderzoek wijst uit: in organisaties zonder (goed) introductiebeleid lopen aanzienlijk meer medewerkers met vertrekplannen rond dan in bedrijven met zulk beleid. Medewerkers die –met een duur woord – een vertrekintentie hebben, zijn minder betrokken, minder productief en vormen geen goede reclame voor de organisatie. Bovendien moet je voor elke vertrokken medewerker weer een nieuwe zoeken. Dat kost tijd en geld en de opvolger moet ook weer worden ingewerkt. Een goed introductietraject verdient zichzelf dus dubbel en dwars terug.

Veel te vroeg verlaat ik Deel 1 en neem ik je mee naar Deel 2, Tips:

Drie inwerkmethoden
Volgens organisatieadviseur Joost Ardts zijn er in grote lijnen drie methoden die bedrijven in de praktijk kunnen toepassen:

1. Tell & sell
In dit geval schrijft de functie het gewenste gedrag precies voor. Het gaat dan om prestaties die moeten voldoen aan een hoge mate van voorspelbaarheid. Daarbij heeft de nieuwe medewerker behoefte aan strakke en duidelijke instructies. Denk bijvoorbeeld aan een treinmachinist. Een mentor heef hier dan een sterke voorbeeldfunctie, hij moet het gewenste gedrag tot in detail tonen.

2. Sink or swim
Vergt de prestatie in hoge mate eigen inzicht, dan moet de medewerker veel meer ruimte krijgen om zijn weg te vinden door zijn eigen gang te gaan. Denk bijvoorbeeld aan intervieuwers, acteurs en ontwerper. In dat geval ligt het meer voor de hand om de nieuwe medewerker in het diepe te gooie en hem door ervaring wijs te laten worden. De organisatie beoordeelt dan alleen het eindresultaat en geeft achteraf feedback.

3. It takes two to tango
Ten slotte is er ook nog de middenweg van de gedeelde verantwoordelijkheid. In dat geval begeleidt het bedrijf het introductieproces in overleg met de medewerker. De Medewerker en de werkgever stemmen onderling af hoeveel begeleiding nodig en wenselijk is. Uitgangspunt is daarbij dat beide partijen verantwoordelijk zijn voor een goed introductieproces.

Let op: vrijwel niemand kan het helemaal zonder begeleiding. Ook zelfstandige en talentvolle mensen hebben daar behoeft aan, zoals ook De CLERCQ advocaten,  notarissen en belastingadviseurs ondervond.

‘Het ging met name wel eens mis bij heel zelfstandig aangelegde stagiairs. We hadden juist bij deze stagiairs de neiging om ze hun gang te laten gaan. We zagen ze onbewust aan voor volwaardige medewerkers. En voor we het wisten gaven we iemand een te ingewikkelde zaak. Maar hoe zelfstandig mensen ook zijn, zij hebben altijd behoefte aan feedback. Anders voelen zij zich aan hun lot overgelaten.’
Aldus Rob de Vries van De CLERCQ advocaten, notarissen en belastingadviseurs.

Organisaties aan het woord
In Deel 3, Best practices, geeft Toine Al het woord aan organisaties die als geen ander weten hoe waardevol een goed introductieprogramma is. Zij gunnen ons een kijkje in hun introductie keuken en het hoe en waarom daarachter.

En zoals ieder goed doordacht selfhelp-book voor werkgevers wordt ook deze zorgzaam afgesloten met een, in dit geval meerdere checklists.  Als werknemer ben ik ook wijzer geworden, zal wat meer vragen dan normaal hebben bij een volgende sollicitatie. Zonder dollen, laat het me even weten als je de Introductiegids hebt gelezen en daarna ook zo’n zin had om Toine Al je cv toe te sturen?

Sandra Grafhorst-Geerst.

Bron/meer weten?
De introductiegids: 49 tips voor het inwerken van nieuw personeel
Auteur: Toine Al. Uitgeverij Haystack / 1e druk / Verschijningsjaar 2008.
Inhoudsopgave
Voorwoord, Inleiding
Deel 1 Wat een goede introductie oplevert: 1. Een goede introductie werkt. 2. Introductiebeleid goede georganiseerd. 3. Programma’s voor de specifieke medewerkers
Deel 2 Tips: Stap 1. Wat wil je bereiken met het introductiebeleid? Stap 2. Van werving en selectie tot de eerste werkdag. Stap 3. Het programma voor de eerste werkdag.
 Stap 4. Van inwerken tot optimaal inzetten. Stap 5. Omgaan met specifieke groepen nieuwe medewerkers.
Deel 3 Best practices: 1. KPMG. 2. Rabobank Nederland. 3. Corus.
Zie verder: http://www.managementboek.nl/boek/9789077881422/de_introductiegids_toine_al?affiliate=1910