Waarom kost het ons zoveel moeite om met een goed gevoel en een goed resultaat te communiceren? We trainen coachen en sparren met elkaar wat af in communicatieland en toch hebben velen het gevoel dat de winst van een training vaak beperkt is. Zijn we bij communicatie niet teveel op het leren van een kunstje gefocust in plaats van op de verandering van onze eigen houding en ons eigen gedrag?
In een groep communiceren vraagt zelfs om specifieke vaardigheden. Inzicht in het communicatieproces en bewustwording over ieders rol in dat proces zijn daarbij van essentieel belang. Om de vereiste vaardigheden te verwerven, met het doel als groep het maximale rendement uit het overleg te halen, daarvoor kunnen er trainingen gevolgd worden. In de trainingen leren groepen of teams wat belangrijk is om een goede communicatie te realiseren. Helaas nemen de teams of groepen meestal niet de tijd om die vaardigheden met elkaar echt in te trainen. Het resultaat is dan ook, dat vaak teruggevallen wordt op ingesleten en cultuurbepaalde patronen. Het is daarom belangrijk dat een groep of team zich na een eerste training realiseert dat bewustwording een eerste stap is, maar dat er verder gewerkt moet worden om de vaardigheden echt met elkaar aan te leren. Daarbij kan een team zich laten bijstaan door een trainer, een procesbegeleider of een coach.
Als team kun je werken aan het verbeteren van het overleg, door inzicht te verwerven in de BOB – methode en het ontwikkelen van (team)bewustzijn over ieders Belbin rol in het overleg! ( Dr. R. Meredith Belbin heeft de Belbin rollen ge?ntroduceerd).
BOB staat voor Beeldvorming; Oordeelsvorming en Besluitvorming. Het toepassen van de BOB – methode wordt door veel deskundigen op het gebied van vergadertechniek geadviseerd. ( ?En dan nu de rondvraag, kleine gids voor de vergadering' van J. Diekstra).
De BOB – methode verschaft structuur aan het overleg. In de BOB – methode wordt het overleg in drie fases ingedeeld: De Beeldvormende fase, de Oordeelsvormende fase en de Besluitvormende fase. Het overleg zal al veel beter verlopen als in het overleg van fase naar fase gewerkt wordt, waarbij elke fase ook herkenbaar afgesloten wordt.
Een proces valt te onderscheiden in drie fases. De Initiatieffase, de Integratiefase en de Realisatiefase. De BOB – structuur valt hiermee deels te vergelijken.
De kunst is om met behulp van goede procedures en een herkenbare structuur de inhoud door het proces te loodsen, zodat er aan het einde van het proces een besluit of uitkomst ligt, dat kan rekenen op commitment van de deelnemers aan het overleg. In elke fase vindt er interactie tussen overlegdeelnemers plaats. In een groepsproces is het nu interessant om uit te zoeken op welk moment in dat proces afzonderlijke overlegdeelnemers de maximale inbreng zouden moeten leveren.
Meredith Belbin kan ons helpen dat inzicht te verkrijgen.
Inderdaad, Belbin gaat over teamrollen. Belbin heeft vastgesteld dat iedereen een bepaalde voorkeursrol heeft en hij heeft ontdekt, dat teams waarin alle door hem vastgestelde rollen aanwezig zijn, tot de meest succesvolle teams kunnen uitgroeien. Er is echter wel een probleem dat om een oplossing vraagt. Doordat de teamrollen zo verschillend zijn, is een basisvereiste dat de teamleden leren elke verschillende rol ook als een waardevolle bijdrage in het teamproces te waarderen. Als die onderlinge waardering ontbreekt, dan kan er nog zoveel inzicht in proces en procedures aanwezig zijn, maar dan zal het proces vaak niet tot het gewenste resultaat leiden. Inzicht in ieders persoonlijke rol en mogelijke positieve bijdrage in het proces is dus een noodzaak. Dat kan ook (liefst met elkaar) geleerd worden!
1. Plant/Planner: Creatief, verbeeldingskracht.
3. Voorzitter: Volwassen, zelfvertrouwen, verheldert doelstellingen.
5. Monitor/waarschuwer: Strategisch inzicht, nuchter.
7. Bedrijfsman: Plichtsgetrouw, behoudend, voert uit.
9. Specialist: Vakman, solist, op vakinhoud gericht.
Door structuur aan te brengen en met inzicht in het proces te overleggen, kan er een aanmerkelijk beter resultaat bereikt worden. Door de sterke kanten van elke (Belbin) rol op het juiste moment in het communicatieproces in te zetten en te leren luisteren op momenten dat andere rollen hun sterke kant naar voren laten komen, zijn we in staat kwaliteit aan het overleg toe te voegen. Elke deelnemer heeft daarbij maximale inbreng in het overleg.
Voorbeeld: In de initiatieffase van het proces, als creativiteit en het ontwikkelen van idee?n voorrang behoren te krijgen dienen Planten, Brononderzoekers en Vormers in een team hun sterke kant naar voren te laten komen. In deze fase dienen Monitoren en Zorgdragers hun kritische houding meer in bedwang te houden, zodat creatieve idee?n eerst tot wasdom kunnen komen. Als de Monitor en de Zorgdrager in de initiatieffase hun kritische opmerken al zouden maken, zijn de plannenmakers en dromers snel uitgedroomd, terwijl dat juist hun sterke kant is!
In de integratiefase kunnen vervolgens de Monitoren, Zorgdragers, Bedrijfsmannen, Specialisten en Groepswerkers aan de slag om te onderzoeken in hoeverre de dromen realistisch en uitvoerbaar zijn. Als dit in de integratiefase goed gebeurt, dan ligt er op de eindstreep van de integratiefase een maximaal vernieuwend maar realistisch plan, dat bovendien op commitment van alle deelnemers kan rekenen in de realisatiefase.
Het nemen van het besluit vaart wel bij dat commitment, zo ook de uitvoering van het besluit als we na het overleg aan het werk moeten. Elke deelnemer aan het overleg heeft een bijdrage aan de discussie kunnen leveren en is daardoor ook gemotiveerd om het besluit ten uitvoer te brengen.
De voorzitter is in dit proces naast voorzitter vooral coach en procesbegeleider van het team. De voorzitter kan zich in het begin ook door een procesbegeleider of coach laten bijstaan.
Henk Houwers.
1. ?Team Roles at Work', by R. Meredith Belbin, ISBN 07 50626 75 5
2. ?De techniek van het vergaderen'van I. Tanis, ISBN 90 65462 14 7
3. ?En dan nu de rondvraag, kleine gids voor de vergadering' van J. Diekstra,
uitgeverij Logikos 4e druk 2002 ISBN 90 74734 17 0
Onder de bedrijfsnaam Cosparin heeft hij nu ook een eigen website: www.cosparin.nl
