Boek: Spiral Dynamics

Spiral Dynamics - Denkfundamenten ontsluierd

Follow Max Herold on Twitter

De vraag die de vakmensen zich stelden was: Hoe kunnen we op een mooie manier voldoen aan de improductieve, van boven opgelegde verplichting tot tijdschrijverij? Een begrijpelijke vraag, want de meeste professionals houden van hun vak, en mensen die van hun vak houden, die doen liever iets goed dan iets fout. Daarom willen ze graag op een resultaat, op een overeengekomen output afgerekend worden, en niet op hoe en wanneer ze hun werk gedaan hebben. Processturing met tijdregistratie is misschien zinvol voor sommige neoliberale koekjesfabrieken, als daar veel mensen werken die tijd voor geld ruilen. Maar vakmensen zijn meestal intrinsiek gemotiveerd. Ze gaan net zo lang door tot het goed en af is.

Fop de bureaucratie. Na het indienen, aanpassen, opnieuw indienen, toelichten en verdedigen van talloze A4-tjes, is een onderzoek consortium er in geslaagd een voor de helft extern gefinancierd Europees project binnen te slepen dat zo’n drie jaar werk gaat kosten om het op een goede manier af te krijgen. De professionals waren bereid door alle administratieve hoepels te springen die hen werden voorgehouden. Dat deden ze omdat ze gefascineerd zijn door het onderwerp van het project en omdat ze het realiseren van de projectdoelstelling als een uitdaging zien. Na de aangerichte feestelijkheden ter gelegenheid van de gunning, kwam de domper: De medewerkers van alle betrokken projectteams moeten tijdschrijven in perioden van ten minste 6 minuten. Als adviseur voor de projectorganisatie vermoed ik dat bij de subsidie verstrekkende organisatie de Wet van Parkinson speelt en dat de onderzoekers daar de nadelige gevolgen van ondervinden: De kans is groot dat bij de Europese subsidiegever zó veel administratieve medewerkers, accountants en financiële functionarissen werken dat er een geweldige hoeveelheid data nodig is om hen allemaal aan de gang te houden.

Wet van Parkinson:

Ws =f(Tw)

Het Werk van de Staf is een Functie van de Tijd die voor dat Werk beschikbaar is.

Cyril Northcote Parkinson formuleerde deze op waarnemingen gebaseerde wet in 1958 in zijn boek Parkinson's Law: The Pursuit of Progress. Parkinson stelde vast dat de omvang van het Britse imperium afnam terwijl het ambtelijk apparaat in omvang toenam.

'Tijdschrijven in eenheden van minimaal zes minuten, voor een project dat drie jaar duurt? Wat een tijdsverlies!’, want ‘Brussel’ had verzuimd de tijd voor het invullen van de urenregistratie in de projectbegroting op te nemen. ‘Dat gaan we natuurlijk niet doen’, is de reactie van de professionals. Zo komt het dat ze eerst een diepte-investering doen in het schrijven van een softwareprogrammaatje waarmee betrekkelijk realistische tijdschrijfbriefjes geproduceerd kunnen worden. Bij de initialisering moet iedere projectmedewerker eerst een aantal gegevens invoeren: deelprojecten waar je aan werkt, aanstellingsfactor in die projecten, meest waarschijnlijke vakantieperioden en vrije dagen, of je een vroege starter bent en een vroege naar-huis-gaander, of een late starter en een late naar-huis-gaander of een vroege starter, lange luncher en late naar-huis-gaander, etc. En dan gaat de random-generator aan. Die doet de rest! De ene keer blijk je om tien over half een geluncht te hebben, de andere keer om vijf over twaalf. De ene dag vertrek je om kwart over vier, de andere dag heb je tot zeven uur ‘savonds doorgewerkt. Het programma zorgt er verder voor dat de geaccumuleerde tijdschrijfgegevens aan het eind van elke maand precies net iets hoger uitkomen dan door de subsidieverstrekkende instantie wordt toegestaan. ‘Brussel’ is er aan gewend dat alle projecten altijd wat meer (onbetaalde) tijd verbruiken dan voorzien. Zouden de makers het programmaatje precies uit laten komen op de begrote uren, dan is dat dus verdacht en dan komen ze langs, de subsidie inspecteurs. Dat wil natuurlijk niemand.

De projectmedewerkers ontvangen elke maand 4 ingevulde weekbriefjes uit het geautomatiseerde tijdschrijfsysteem met daarbij het verzoek even te willen kijken of de gepresenteerde data ‘realistisch’ zijn. De meeste onderzoekers vinden het dan allemaal wel prima. Maar is dat op een enkel punt niet het geval, dan kun je zo’n digitaal briefje real-time, online aanpassen. In de eerste week van de volgende maand voert het programma dan nog een correctie run uit om met alle opgegeven wijzigingen toch weer op het gewenste totaal uit te komen en aan de vierkantstelling te voldoen. Dan digitaal ondertekenen en klaar is Kees! Een aardige feature van het programmaatje is dat als je dat leuk vindt, je nu al het tijdschrijfbriefje kan uitprinten van de derde week van oktober volgend jaar.

Natuurlijk worden de bureaucraten hier gefopt, maar dat foppen is niet het doel van de onderzoekers. Het tijdschrijfprogrammaatje is een middel om zo veel mogelijk tijd en concentratie beschikbaar te hebben voor de uitvoering van een uitdagend project, waarvoor de onderzoekers intrinsiek gemotiveerd zijn. Later vertelt een van hen me enthousiast dat ze het programmaatje hebben verkocht aan een onderzoeksorganisatie die ook geld uit Brussel had gekregen.

Mathieu Weggeman,
Mei 2021

Uit de: Handleiding voor het voeren van de projectadministratie. Subsidieregeling AMIF en ISF 2014 – 2020 Europese Unie, d.d. 18 juni 2015

3.1.5 Prestatieverantwoording
Het is van belang dat de uren die zijn opgenomen in de urenregistratie daadwerkelijk zijn gemaakt en dat het gaat om uren die voor subsidie in aanmerking komen. Dit toont u aan door middel van een prestatieverantwoording. Bij de prestatieverantwoording dient de relatie te worden gelegd tussen de gedeclareerde uren van uw medewerkers en de tijd besteed aan de deelnemers uit de doelgroep en/of subsidiabele activiteiten. U dient aan te tonen dat de verantwoorde tijd daadwerkelijk is gerealiseerd en is besteed aan subsidiabele projectactiviteiten.