Boek: Spiral Dynamics

Spiral Dynamics - Denkfundamenten ontsluierd

Follow Max Herold on Twitter

Bespaar op kosten bij dienstreizen van ambulante ambtenaren.
Artikel van een niet bekende creatief en efficient denkende ambtenaar. Een verhaal dat reeds 10 jaar geleden is bedacht maar nooit in praktijk is omgezet. Bonden en ambulante ambtenaren vonden het toen niks. Maar zou nu, in tijden van bezuigingen, toch met andere ogen bekeken kunnen worden.........
Dienstreizen.
Dienstreizen door ambulante ambtenaren kunnen gemaakt worden per openbaar vervoer, per dienstauto of lease-auto en met eigen vervoer als aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan.
Waarvoor ook gekozen wordt, er zitten voor- en nadelen aan en de nodige financi?le consequenties of administratieve lasten.

Recent is binnen een inspectie binnen de overheid een stevige discussie gevoerd over de kilometervergoeding bij het gebruik van eigen vervoer en de voor- en nadelen van de aanschaf van een dienstauto of lease-auto naast of in plaats van de eigen auto.
Over de tijd die met deze discussie verloren is gegaan en de demotivatie als gevolg van de discussie wil ik het maar niet hebben. Dat is een periodiek terugkerend probleem als er ook maar iets gewijzigd wordt in vergoedingsystemen bij de overheid. Er ontstaat echter ook rechtsongelijkheid als andere overheidsinstanties een ander beleid voeren op[ dat punt en de ambulante ambtenaren meer tegemoet komen. Het terugkerende ritueel van aanpassing reiskostenvergoedingen verdient echter ook uit oogpunt van goed werkgeversschap zeker niet de schoonheidsprijs. De werkgever vraagt aan de ambulante ambtenaar of hij de eigen auto wil gaan gebruiken voor dienstreizen. Daar krijgt de ambtenaar uiteraard een vergoeding voor. De vergoeding voor het gebruik van de eigen auto is gebaseerd op een vaste kilometervergoeding voor elke gereden dienstkilometer. En daar zit de zwakke plek in het systeem. In de kilometervergoeding zit een deel vergoeding voor vaste kosten en een deel vergoeding voor variabele kosten per kilometer. Hoe meer dienstkilometers hoe hoger dekking van de vaste kosten van de eigen auto. De prikkel om bij dienstreizen kritisch te plannen ontbreekt. Je zou zelfs kunnen zeggen: door kritisch te plannen worden je priv?-kilometers duurder. Er zit een negatieve prikkel in het systeem.

Kan dat niet anders?
Volgens mij kan het wel anders en het levert bovendien aanzienlijke besparingen op. Indirecte besparing op organisatorisch en administratief gebied, maar ook directe financi?le besparingen! Ik krijg echter de indruk dat als er wat te besparen valt, de overheid vast loopt in bureaucratische regeltjes en macht- en belangenspelletjes en dat de uiteindelijke besparing de belastingbetaler ongelooflijk veel geld gaat kosten.
Jaren geleden heb ik samen met een collega ( net als ik een ambulante ambtenaar) al eens over dit fenomeen nagedacht. Wij kwamen tot de conclusie dat er een systeem te bedenken was dat tot besparing voor de overheid zou leiden en tevens redelijker voor de ambulante ambtenaar uit zou pakken met bovendien een positieve stimulans om de reizen zo effectief mogelijk te plannen. Daarnaast zijn er nog wel besparingen voor het milieu te noemen. Kortom: volgens ons het ei (van enkele nazaten) van Columbus!

Uitgangspunten voor een te ontwikkelen systeem:
1. Nagenoeg elke ambulante ambtenaar heeft een rijbewijs op
    een enkele uitzondering na.
2. Nagenoeg elke ambulante ambtenaar beschikt over een
    eigen auto.
3. Nagenoeg elke ambulante ambtenaar die gebruik maakt van
    de eigen auto voor dienstreizen krijgt een kilometeraantal
    op jaarbasis toegewezen op basis van zijn rayon of werkgebied.
4. Spreek op basis van de voorgaande punten een vaste
    vergoeding per maand af ongeacht de werkelijk gereden
    kilometers. Puur op basis van het begrote aantal kilometers
    en met als richtsnoer de vaste kosten van een kleine
    middenklasser. Het voordeel voor de ambtenaar is dat ook
    bij ziekte dat deel van de dekking voor vaste kosten gewoon
    doorgaat.
5. Geef een kilometervergoeding op basis van variabele kosten
    van een kleine middenklasser voor elke werkelijk gereden
    dienstkilometer.

Effecten van het systeem:
a. De ambulante ambtenaar krijgt een re?le dekking van vaste
    kosten voor het beschikbaar stellen van de priv?-auto voor
    dienstreizen. Hij verwerft geen hogere dekking van vaste
    kosten als hij meer dienstkilometers maakt.
    Sterker: door extra dienstkilometers te maken wordt de
    prijs voor elke priv?-kilometer hoger. Daar zit een positieve
    stimulans in om kritisch dienstreizen te plannen en ook een
    betere afweging te maken als openbaar vervoer een alternatief
    is.
b. Er kan bespaard worden op contracten voor dienst- en
    ease-auto's. Deze auto's rijden gemiddeld maximaal 15.000
    kilometer per jaar en worden na drie of vier jaar vervangen.
    Als deze kilometers door de priv?-auto erbij gereden kunnen
    worden, worden deze auto's effectiever ingezet.
c. Als er minder dienst- en lease-auto's onder contract afgenomen
    worden staat er tenminste minder blik op parkeerplaatsen en
    hoeven er uiteindelijk ook minder auto's verschroot te worden.
d. Er kan bespaard worden op administratieve systemen en
    contracten met leasemaatschappijen en op aanschaf en
    onderhoud van dienstauto's.
e. Kostenbesparend voor de overheid en goed voor de
    belastingbetaler.
f.  Door dit systeem goed uit te werken ben je af van de eeuwige
    discussie bij de overheid over de kilometervergoeding voor
    ambulante ambtenaren.

Henk Houwers, Cosparin.