Wanneer wordt tijdens conferenties en bijeenkomsten de meest interessante informatie uitgewisseld? In de pauze en tijdens de netwerkborrel. Waarom? De officiële agendasturing vervalt, mensen zoeken elkaar op in kleine groepjes en de aanwezige hiërarchische verschillen worden minder. Mensen maken gebruik van de geboden ruimte om een goed gesprek aan te gaan.
Omdat deze gesprekken zich vaak voordoen aan de randen van een bijeenkomst, blijven de resultaten ook daar. Willen wij optimaal gebruik maken van deze resultaten, is het zaak ervoor te zorgen dat de ruimte voor een goed gesprek binnen een bijeenkomst wordt geboden. Één van de mogelijkheden hiervoor, is het wereld café.
Wat is het wereld café?
Het wereld café is een werkvorm waarin de caféachtergrond zoveel mogelijk wordt benaderd. Groepjes van maximaal 4 tot 5 mensen bespreken vragen die er echt toe doen. Dit kunnen vragen over het leven zijn, het werk of de gemeenschap van de deelnemers aan het gesprek. Het gaat bij een wereld café om het delen van kennis en het stimuleren van innovatief denken. Diepteverkenningen bij serieuze uitdagingen en mogelijkheden.
Ook voor een concretere vraagstelling werkt deze opzet goed. Het verkennen van de mogelijkheden voor een projectopzet, of de evaluatie van een project zijn heel geschikt om in deze werkvorm te gieten. Zolang de vragen die er toe doen voor het onderwerp helder zijn en de organisator van het wereld café bereid is de resultaten te accepteren, ook al weet hij of zij niet van te voren welke resultaten dit zullen zijn.
Hoe werkt het wereld café?
In de ruimte zijn café tafels opgesteld. Aan elke tafel is plaats voor 4 tot 5 personen. Elke tafel is bedekt met flip-over vellen die dienst doen als tafelkleed en is voorzien van voldoende merkstiften. Per tafel wordt een (deel-) vraag besproken. Als ‘finishing touch’ wordt de betreffende (deel-) vraag aangeboden in een menukaarthouder. Vergeet ook hapje, drankje en het -niet storende- achtergrondmuziekje niet.
De deelnemers schuiven aan bij de tafels waar zij de meeste affiniteit mee hebben. In rondes van minimaal 30 minuten bespreken zij het thema met hun tafelgenoten. Na elke ronde zoeken zij een nieuwe tafel. Zij leggen verbanden tussen de verschillende vragen doordat zij de inzichten uit eerdere rondes meenemen naar de volgende rondes. Alle deelnemers schrijven de inzichten en ideeën direct op de tafelkleden.
Elke tafel heeft een gastheer of –vrouw die voor de aangename sfeer zorgt. De gastheer –vrouw blijft aan tafel als de overige gasten verder gaan in een volgende ronde. De gastheer -vrouw verwelkomt de nieuwe deelnemers. Aan de hand van de notities op de tafelkleden geeft de gastheer of -vrouw een korte impressie van de inzichten van de vorige ronde en moedigt de nieuwe gasten aan om door te praten over deze impressies en het tafelkleed verder te beschrijven.
Aan het einde van de rondes zorgen de gastheren of – vrouwen voor de verbinding tussen de verschillende tafels tijdens een plenaire terugkoppeling door alle tafelkleden op te hangen en deze te bespreken.
Wanneer werkt het wereld café?
Hoe ontspannen en informeel een wereld café ook mag lijken, het vergt een degelijke voorbereiding. Het formuleren van een duidelijk doel van het café en de daaruit voortvloeiende vragen kost tijd. Vragen die ertoe doen zijn vragen die eenvoudig en duidelijk zijn, je aan het denken zetten, energie opwekken en nieuwe mogelijkheden genereren.
De aanwezigheid van de deelnemers is persoonlijk en niet rolgebonden. Ieders bijdrage wordt aangemoedigd. De gesprekspartners luisteren naar elkaar om patronen, inzichten en dieperliggende vragen te ontdekken. Zij gaan samen op zoek naar de verbinding tussen verschillende perspectieven.
De rol van de gastheer of -vrouw is belangrijk. Aan hem of haar de taak te zorgen voor een kader en atmosfeer waarin het gesprek op bovenstaande manier kan worden aangegaan. En te zorgen voor de verbinding tussen de tafels tijdens de plenaire terugkoppeling.
Wanneer werkt het niet?
Zoals gezegd is het wereld café geschikt voor het doen van diepteverkenningen, waarbij de uitkomst van te voren niet bekend is en waarbij elke uitkomst geaccepteerd kan worden. Bijeenkomsten waarbij het resultaat van te voren vast staat, zijn minder geschikt voor een wereld café.
Gezien het uitgangspunt dat elke bijdrage belangrijk is, onafhankelijk van de hiërarchische positie van de brenger, is een wereld café minder geschikt voor bijeenkomst waarin top-down communicatie gewenst is.
Een wereld café verdient een ontspannen, open en informele sfeer. Hoog gepolariseerde, explosieve situaties kunnen beter via andere werkvormen bespreekbaar worden gemaakt.
Elke ronde in een wereld café duurt minimaal 30 minuten. Bij een minimale inzet van twee ronden en een afsluitende plenaire ronde, duurt een wereld café minimaal anderhalf uur. Het is niet geschikt voor kortere bijeenkomsten
Om mensen ook een keuze uit verschillende vragen te kunnen bieden, zijn minimaal drie tafels nodig bij twee ronden wereld café. Een bezetting van 4 tot 5 mensen, maakt dat het wereld café niet geschikt is voor groepen met minder dan 12 deelnemers.
Resultaat van de borrelpraat?
De resultaten uit een wereldcafé zijn de verbonden inzichten uit de plenaire bijeenkomst. Net als bij elke andere werkvorm, maakt de evaluatie onderdeel uit van het wereld café. Als onderdeel van de plenaire ronde, kan het helpen bij het leggen de verbanden tussen de verschillende tafels. Vragen die dan gesteld kunnen worden zijn:
- Wat waardeerde je het meest aan deze café-conversatie?
- Wat van wat je hebt gehoord, had echte betekenis voor je?
- Wat verbaasde je? Wat daagde je uit?
- Is er iets dat we nog niet zien? Waar nog meer duidelijk over nodig is?
Door te zorgen dat tijdens een bijeenkomst de sfeer voor een goed gesprek wordt gecreëerd, kunnen de resultaten uit deze gesprekken gedeeld worden met alle deelnemers. Hierdoor ontstaan nieuwe inzichten en verbindingen. Misschien wel meer als bij een ‘standaard’ opzet. Het enige wat het vraagt is een goede voorbereiding en vertrouwen in de goede afloop.
Er is al veel geschreven over het wereld café. Voor dit artikel heb ik mij laten inspireren door: Handleiding The World Café – Holzmann Consultancy & Advies, www.theworldcafe.com
Voor vragen kunt u terecht bij Brigitte Beeking, Resultant bij PartnersinPerspective, e-mail: brigitte.beeking@partnersip.com
