Uit: Business in training, januari 2001
Het is gemakkelijker regeringen omver te werpen dan gewoontes en denkwijze.
Auteur: vergeten.
We vergaderen wat af met z'n allen. Zeker bij de overheid. Uren, dagdelen en soms hele dagen.
? De te laatkomers.
? De eerder weg moeters.
? Degenen die zich niet hebben voorbereid en zich ter plekke nog moeten inlezen.
? De waardeloze voorzitters.
? De afwezige notulisten.
? De zichzelf graag horende betweters.
? etc.
Jack Diekstra, communicatietrainer, heeft een eigenzinnige kijk op vergaderen.
"Ik zelf breng een onderscheid aan tussen denk en doe – vergaderingen. De meeste vergaderingen zijn doe – vergaderingen: de zog. werkbesprekingen.
Een denkvergadering plan je het beste 's-morgens terwijl een doevergadering het meeste oplevert wanneer deze 's-middags wordt gehouden. 's Morgens kunnen we goed nadenken. Zo tussen 11.00 en 13.00 uur presteren we onze top, terwijl we 's middags, na de lunch, wat suffer zijn. Het is dan het moment om wat dingen te doen of om wat te praten.
Nu we het toch over tijden hebben: na drie kwartier is het de hoogste tijd voor een pauze. Ik ben er van overtuigd dat twee maal een half uur praten veel meer oplevert dan een maal anderhalf uur."
Diekstra laat vervolgens zijn licht schijnen op wat hij noemt de cynische trits agenda-vergaderen-notuleren.
"Een slechte agenda levert een beroerde vergadering en nog ellendigere notulen op. De vicieuze cirkel is duidelijk. Waarom moet toch steeds weer iedere agenda boordevol onzinnige punten staan? Wat heb je aan een rondvraag? Maak van de rondvraag 'agenda volgende vergadering' en je wint een hoop tijd.
Een 'normale' agenda is altijd zoiets als:
1.Opening
2. vaststelling agenda
3. Verslag vorige agenda
4. Ingekomen stukken
5. …….
6. Pauze
7. Wvttk
8. Rondvraag
9. Sluiting
Een fatsoenlijke agenda zou er zo uit moeten zien:
Onderwerp: project X
Datum: 20 october 2001
Plaats: kamer 2001
Tijd: 9:00 h – 12:00 h
1. Opening en vaststelling agenda
2. Vaststelling verslag 11 september 2001
3. Plan van aanpak zaak Y ter besluitvorming stukken bijgevoegd.
Er moet een keuze worden gemaakt tussen……
4. Subsidieweigering: stuk in bezit.
5. Voorlopige vaststelling agenda…..
"Ik zie trouwens ook niets in roulerend voorzitterschap. Dat is misplaatste democratie. Zowel voorzitten als notuleren zijn vaardigheden waarover niet iedereen beschikt. Een goede voorzitter is bovendien actief. Hij of zij schrijft veel op. In de vergaderruimte moet hoe dan ook een white board of flip-over aanwezig zijn. Dit helpt om onderwerpen te structureren en het voorkomt misstanden. Het voorkomt ook dat mensen steeds dezelfde dingen blijven zeggen. "
En Diekstra gaat verder over het fenomeen besluitvorming:
"Houd je trouwens bij besluitvorming strak aan de BOB-formule zodat je niet te snel tot oordelen en besluitvorming overgaat.
BOB staat voor Beeldvorming, Oordeelsvorming en Besluitvorming.
Beeldvorming = informatie-uitwisseling
Stap 1. Definieren voorlopige probleemstelling
Stap 2. Het verkennen/ in kaart brengen van het probleem.
Stap 3. Definitieve probleemformulering formuleren.
Oordeelsvorming:
Stap 1. Vaststellen van oplossingscriteria
Stap 2. Bedenken van mogelijke oplossingen.
Stap 3. Oplossingen afzetten tegen de criteria (Visueel maken d.m.v. een matrix: links aan een pagina onder elkaar de criteria, boven aan de pagina naast elkaar de verschillende alternatieven en per criterium afzonderlijk in eerste instantie een oordeel geven over welk van de alternatieven het beste scoort).
Besluitvorming:
Stap 1. De afwegingen per criterium in zijn totaal bezien en als je de scores bij alle criteria ziet naar stap 2 gaan.
Stap 2. Een keuze maken."
Ook over het notuleren heeft Diekstra een mening.
Hij is allergisch voor lange verslagen. Een besluitenlijst desnoods aangevuld met voor en tegenargumenten is meer dan genoeg.
Tot slot als je een vergadering wilt evalueren, gebruik dan eens de volgende checklist:
? Werd er op tijd begonnen?
? Hadden alle aanwezigen zich voorbereid?
? Werd de belangstelling van allen gewekt?
? Waren de doelen duidelijk?
? Werd er goed geluisterd?
? Werd er goed samengevat (door de voorzitter)?
? Kwam iedereen aan bod?
? Werd de tijd bewaakt?
? Vond de besluitvorming volgens BOB plaats?
? Was de accomodatie in orde?
Boeken:
'De techniek van het vergaderen' van I. Tanis, ISBN 9065462147
'En dan nu de rondvraag' van J. Diekstra, ISBN 9074734103
