Bezoek een congres over managementtechnieken en termen als ‘lean’, ‘agile’ en ‘scrum’ vliegen je om de oren. Het lijken wondermiddelen waarmee elk probleem opgelost kan worden. Hebben we te maken met hypes of kunnen deze managementfilosofieën werkelijk helpen bij het bereiken van een blijvend succesvolle bedrijfsvoering?
In ‘Lean: van hype naar verbetercultuur’ onderzoeken de auteurs wat ervoor nodig is om Lean succesvol toe te passen. Daarbij bespreken ze de verschillen tussen commerciële en non-profitbedrijven en kijken ze in het bijzonder naar welke voordelen Lean heeft voor organisaties in de publieke sector. Waar je op moet letten als je Lean wilt invoeren maken ze duidelijk aan de hand van uitgebreide praktijkvoorbeelden en uitleg over probleemonderzoekende/oplossende methoden.
Meer weten?
Lean: van hype naar verbetercultuur – Bouwstenen voor een lean transformatie in de publieke sector
Auteurs: Daniel Niezink, Manon Diepenmaat, Paul van Tiel, Erik Ruijters
Uitgeverij: Vakmedianet | 1e druk, 2017
Klik op: https://www.managementboek.nl/boek/9789462761629/
lean-van-hype-naar-verbetercultuur-daniel-niezink?affiliate=1910
Over lean werken
De auteurs geven een goed beeld van Lean. Bij Lean ligt de focus op het excelleren in de dienstverlening aan de klant, door dat te leveren wat de klant wil, op het moment dat deze dat wil, binnen de bestaande beleidskaders en geldende regelgeving. En dat tegen de laagst mogelijke kosten en zonder verspilling. Denk bij verspilling aan zaken als transport (onnodige verplaatsingen), onnodige voorraden, onnodige bewegingen, onnodige wachttijden, defecten en talentverspilling van medewerkers. Dit is het beste te realiseren als een organisatie is gericht op het continue verbeteren, bij voorkeur in voortdurende kleine stapjes, van haar dienstverleningsprocessen. Medewerkers daarbij in staat stellen om zich in alle opzichten te kunnen blijven ontwikkelen is de kern die een Lean organisatie in staat stelt excellente dienstverlening na te streven.
Verschil Lean- Six Sigma
Het verschil met Six Sigma, is dat bij die methode wordt gewerkt met een strakke projectstructuur (DMAIC: Define, Measure, Analyze, Improve, Control) terwijl Lean meer wordt beschouwd als een filosofie en ‘way of life’ die vooral uitgaat van logisch nadenken (‘boerenverstand’). DMAIC kan wel een nuttige aanvulling zijn op ‘lean’ wanneer complexe problemen moeten worden geïdentificeerd en opgelost die vragen om een analyse op basis van feiten/meetwaarden. De oorspronkelijke term ‘lean manufacturing’ doet niet langer recht aan de managementfilosofie die haar opmars begon in de productie-omgeving van Toyota. Zo vind je tegenwoordig lean toepassingen in de financiële sector, de fastfood sector, de detailhandel en inmiddels ook de publieke sector. Daarbij is een belangrijke les, zo niet de belangrijkste les die Toyota ons leerde, en die overal voor geldt, dat organisaties ‘best practices’ moeten adopteren en toepasbaar moeten maken binnen de eigen context. Dat geldt ook voor het implementeren van ‘lean’.
De publieke sector: maatschappelijke waarde / klantwaarde
Begrippen als klantwaarde en maatschappelijke waarde zijn voor de publieke sector soms lastig te definiëren omdat zij te maken heeft met een diversiteit in klanten en stakeholders en zij veelal niet alleen afnemer zijn, maar als belasting betalende burger ook financier.
Maatschappelijke waarde gaat dan ook over de vraag of een organisatie in het proces daarnaartoe verantwoord en transparant met de toegekende middelen omgaat. De auteurs beschouwen begrippen klantwaarde en maatschappelijke waarde als: ‘Een gezamenlijke uitkomst voor zowel degene die het proces ervaart (de klant) als voor andere belanghebbenden’. Klantwaarde kan betrekking hebben op aspecten als:
- Tijdigheid
- Voldoening (complete dienstverlening)
- Consistentie (voorspelbaarheid van kwaliteit levering)
- Toegankelijkheid (gemak daarin)
- Stiptheid (conform afspraken, keer op keer)
- Flexibiliteit (snel reageren op onvoorziene omstandigheden)
- Beleefdheid
- Veiligheid
- Onverwachte extra’s
Lean filosofie
Wie ‘lean’ succesvol wil toepassen, moet de onderliggende filosofie goed begrijpen.
M.b.t. continue verbeteren draait het vooral om het stimuleren en betrekken van medewerkers bij het beter maken van de dienstverlening. Het gaat dan niet zozeer om het uitvoeren van enkele grote en langer lopende of regelmatig terugkerende verbetertrajecten, maar om het realiseren van vele kleine kortcyclische verbeteringen gedurende het gehele jaar.
Grote verbeterprogramma’s kunnen daar uiteraard ook tussen zitten. Daarbij is het probleemoplossend vermogen van medewerkers van groot belang met daarbij enkele eenvoudige vuistregels zoals:
- Analyseer het probleem waar het zich voor doet.
- Organiseer continue verbeteren ook door reflectie in te bouwen.
Lean management & Lean transformatie
De tips die dit boek aanreikt voor een succesvolle realisatie van een Lean transformatie zijn:
-
Zorg voor een lange termijn filosofie die verder gaat dan geld verdienen alleen.
-
Kies als organisatie zelf voor de route die het best kan worden doorlopen voor het toewerken naar een Lean cultuur. Leer van andere organisaties, maar kopieer niet 1-op-1 de routes die andere organisaties hebben gekozen. Gebruik hierbij desgewenst de ‘Lean Transformatiescan’ (die is opgenomen in het boek) om een beeld van de huidige situatie te krijgen en daarmee aanknopingspunten voor verbetering.
-
Maak als organisatie een bewuste keuze voor ‘lean’ en draag dit, alsook de gekozen route en de aanpak, uit in de organisatie.
-
Zorg voor een enthousiaste groep (liefst interne) medewerkers die als ambassadeurs kunnen optreden voor het Lean werken in de organisatie en vastberaden zijn in het vervolgen van de ‘Lean’ route, ook wanneer het enthousiasme (tijdelijk) dreigt weg te zakken.
-
Begin daar waar de grootste urgentie (of frustratie) wordt gevoeld. Hier kunnen namelijk de mooiste en meest opvallende resultaten worden bereikt, die het enthousiasme in de organisatie om Lean te gaan werken bevordert.
-
Zorg dat al vrij snel concrete successen (quick wins) behaald en (vooral) gecommuniceerd worden. Pas visueel management toe voor het aantonen van verspillingen en realiseren van successen.
-
Deel en vier behaalde successen in de organisatie (ook de kleinere) en organiseer regelmatig activiteiten en resultaatbijeenkomsten om het enthousiasme voor Lean op niveau te houden.
-
Wees als leiders van de organisatie zichtbaar aanwezig, toon voorbeeldgedrag en zorg er voor dat de organisatie op termijn de eigen medewerkers kan trainen.
-
Laat medewerkers zelf hun eigen processen analyseren en verbeteren.
-
Borg continu verbeteren tot in de haarvaten van de organisatie door als management medewerkers te inspireren en motiveren tot reflectie en verbetering.
-
Geef ruimte voor experimenteren, waardeer leren en aandacht voor reflectie in een cultuur waarin fouten gemaakt mogen worden.
Met dit boek hebben de auteurs een uitstekende bijdrage geleverd aan de kennis over ‘lean’. De vele praktijkvoorbeelden en uitgebreide schetsen van probleemoplossende methoden, geven de lezer voldoende handvatten mee om ook in de publieke de dienstverlening naar klanten voortdurend te blijven optimaliseren. En dat blijft van belang in een voortdurende veranderende maatschappelijke context.
Max Herold
September, 2017
